জিমেইলের যে ১০টি ব্যবহার হয়ত আপনি জানতেন না.....

গত এক বছরে বেশ কিছু নতুন ফিচার যোগ করেছে জিমেইল। ভুলক্রমে মুছে ফেলা বার্তা পুনরায় পাঠানো, ফিরতি বার্তার জন্য পাসকোড সংযোজনের মত বেশ কিছু চমকপ্রদ ফিচার গুগলের ইমেইল সার্ভিসে যুক্ত হয়েছে। এরকম ১০টি আকর্ষণীয় ফিচার নিয়ে রায়ান্স নিউজ পাঠকদের জন্য সাজানো হয়েছে এই পর্ব। চলুন দেখে নেয়া যাক গুগলের সে রকম ১০টি ফিচার-

১. ইনক্রিজ দ্যা ইমেইল রিকল টাইম

ফিচারটি বেশ কাজের। অনেক সময় পুরো মেইল লেখা শেষ হবার আগে ভুল করে প্রাপকের ঠিকানায় সেন্ড হয়ে যায়। কিংবা লেখার পর সেটি পাঠানো উচিত হবে কি না এই নিয়ে দ্বিধায় থাকা অবস্থায় অনিচ্ছাকৃতভাবে সেন্ড হয়ে গেলে তা ফিরিয়ে আনার কোন ব্যবস্থা আগে ছিল না। গুগলের নতুন যোগ করা এই ফিচারে অনিচ্ছাকৃত মেইল সেন্ডিংয়ের ক্ষেত্রে সর্বনিম্ন ৫ থেকে সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড সময়ের মধ্যে পাঠানো ইমেইল ফেরত আনা সম্ভব। ফেরত আনা ইমেইল  আবার টেক্সট বক্সে প্রদর্শিত হবে। চমৎকার এই ফিচারটি জিমেইলের Setting ট্যাবে পাওয়া যাবে।

২. সেন্ড সেল্ফ-ডেসট্রাক্টিং ইমেইল

গেল বছরে জিমেইলের ইন্টারফেসে যোগ করা হয়েছে ফিচারটি। এতে মেইল পাঠানোর ক্ষেত্রে বাড়তি একটি অপশন হিসেবে টাইমার জুড়ে দেয়া হয়েছে। যদিও টাইমারটি সবসময় দেখা যায় না। রিসিভার যখন মেইল খুলবেন, তখনই এটি দৃশ্যমান হয়। সেখানে সেট করা সময় অনুযায়ী প্রাপক মেইলটি খুলতে পারবেন, নচেৎ নয়। অপশনটি ইমেইল লেখার সময় বক্সের নিচে Lock আইকন হিসেবে দৃশ্যমান হয়।

৩. অ্যাড এসএমএস পাসকোড টু ইউর ইমেইলস

ইমেইল সুরক্ষায় বাড়তি লেয়ার যোগ করার একটি ফিচার যোগ করেছে গুগল। মেইল লেখার সময় দৃশ্যমান সেই Lock আইকন ট্যাপ করার মাধ্যমেই এটি সেট করা যায়। সেক্ষেত্রে SMS passcode অপশনে ক্লিক করে সেট করতে হবে। বাই ডিফল্ট এটি No SMS passcode এ সিলেক্ট করা থাকে।

৪. মিউট আনওয়ান্টেড মেইল চেইন কনভারসেশন

অনেক সময় কোন গ্রুপ বা পাবলিক মেইলে আপনাকে কেউ ট্যাগ দিলে সেটার উত্তরের নোটিফিকেশনগুলোও আপনার মেইলে ক্রমাগতভাবে আসতে থাকে। বিষয়টি খুবই বিরক্তিকর। বিষয়টির সাথে আপনার সংশ্লিষ্টতা না-ও থাকতে পারে, ফলে বেশ বাজে এক অভিজ্ঞতার সৃষ্টি হয়ে থাকে। এই অনাকাঙ্ক্ষিত সমস্যা থেকে পরিত্রাণ পেতে চাইলে মেইল কনভারসেশনটি মিউট করে রাখতে পারেন। সেক্ষেত্রে মেইল চেইন সিলেক্ট করে তিন ডট(…)ট্যাপ করুন। সেখানে অপশন হিসেবে থাকা Mute সিলেক্ট করে অনাকাঙ্ক্ষিত মেসেজ আসা বন্ধ করুন।

৫. ভিউ ইমেইল সেপারেটলি ইনস্টেড ইন সিঙ্গেল কনভারসেশন

ইমেইল থ্রেড বন্ধ করে প্রতিটি ইমেইল আলাদভাবে দেখার ব্যবস্থা করা যাবে এই ফিচারে। সেক্ষেত্রে ইমেইলের সেটিং অপশনে গিয়ে Conversation View এ থাকা Conversation view on/off থেকে Conversation view off সিলেক্ট করে রাখলে প্রতিটি ইমেইল আলাদা করে দেখা যাবে। এর মাধ্যমে বিভিন্ন ট্র্যাকে ইমেইল সাজিয়ে রাখা সম্ভব।

৬. ইউজ জিমেইল ইভেন হোয়েন দেয়ার ইজ নো ইন্টারনেট কানেক্টিভিটি(অফলাইন)

আপনি যখন ইন্টারনেট কানেকশনের বাইরে অবস্থান করছেন, অজ্ঞাতসারে আসা গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলও পড়তে পারবেন নতুন যোগ করা ফিচারের মাধ্যমে। যদিও ফিচারটি ইন্টারনেট সংযোগের আওতায় আসার পর কাজ করবে। অফলাইন মোড চালু থাকলেও জিমেইলে ঢুকতে, মেইল লিখতে এবং সেটি সংরক্ষণ করতে পারবেন। অপশনটি মিলবে জিমেইলের Offline অপশনটিতে।

৭. প্রিভিউ ইমেইলস অন জিমেইল

আউটলুকের মত আপনার জিমেইলের পুরো শেপ দেখতে পাবেন এক বর্ডারে। এর জন্য আপনার জিমেইলের ভিউ সেটিংয়ে খানিকটা পরিবর্তন করতে হবে। ফিচারটি চালু করতে Setting এ গিয়ে Advanced Enable Preview Pane তারপর Save changes। এরপরে ইনবক্সে গিয়ে ডানপাশের উপরের কোণায় থাকা view settings এ ক্লিক করুন।

৮. সার্চ অ্যান্ড ডিলিট দ্যা ক্লাটার অ্যান্ড ক্রিয়েট মোর স্পেস

খুঁজে খুঁজে অপ্রয়োজনীয় ইমেইল বের করে সেগুলো মুছে ফেলাটা সহজ হলেও বেশ ঝামেলার কাজ। তবে একসাথে একই ধরণের ইমেইল মুছে ফেলার অপশনটি কাজটাকে আরও সহজ করে দেয়। নতুন যোগ করা ফিচারের মধ্যে এটি অন্যতম। ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠান বিশেষে আসা ইমেইলগুলোও একইভাবে ফিল্টার করে একসাথে মুছে ফেলতে পারেন। এছাড়া ইমেইলের আকার ও ধরণ বুঝেও এধরণের ফিল্টার করা যায়।

৯. সেন্ড প্রি-সেট রিপ্লাইস

একই ধরণের অনেক ইমেইল জমে আছে ইনবক্সে। প্রত্যেকটিরই উত্তর দিতে হবে। এতগুলো ইমেইলের উত্তর কীভাবে দেবেন এই নিয়ে ভাবছেন। আপনার এই চিন্তা নিজের কাঁধে তুলে নিয়েছে জিমেইল। সেক্ষেত্রে আপনি আগে থেকে সংরক্ষণ করে রাখা উত্তর পাঠাতে পারবেন। মেইল না খুলেও উত্তর দেয়ার  জন্য- ইমেইলের Setting অপশনে থাকা Advanced এ গিয়ে দ্বিতীয় অপশনে থাকা Canned Responses (Templates) অপশনটি Enable করে দিন।

১০. রিমুভ সোশ্যাল অ্যান্ড প্রমোশনাল ট্যাব

আপনি চাইলে একটি ট্যাবেই সব ইমেইল পেতে পারেন। একাধিক ট্যাবে বারবার ট্যাপ করে মেইল খুঁজে বের করার ঝক্কি থেকে মুক্তি চাইলে মূল ট্যাব রেখে বাকিগুলো মুছে ফেলতে পারেন। তাছাড়া আলাদাভাবে ইমেইলগুলোও মুছে ফেলতে পারেন যা বেশ সময়সাপেক্ষ ও ধৈর্য্যের কাজও বটে। এর জন্য ইমেইল settings এ গিয়ে Configure Inbox অপশন থেকে অন্য ট্যাবগুলো রিমুভ করে নিতে পারেন।